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Volviendo al documento electrónico en general, es oportuno precisar que el papel y la tinta son reemplazados por un soporte material, que es la memoria de masa sobre la cual se graba el mismo, y los impulsos electromagnéticos que fijan su contenido. Igualmente, que la Ley 527 de 1999 lo asimiló, en cuanto a sus efectos jurídicos, al contenido en un escrito al prescribir que “no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza probatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos” (artículos 5º y 10, inc.2º), a la vez que lo admite como medio de prueba y remite su eficacia o fuerza probatoria a las disposiciones contenidas en el capítulo VIII del título XIII, sección 3ª del libro 2º del estatuto procesal civil (artículo 10, inc.1º), es decir, al régimen de la prueba por documentos; y supedita su valoración a las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de los medios de persuasión (artículo 11), haciendo énfasis en que en esa labor debe tenerse en cuenta “la confiabilidad en la forma en que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”.

Aunque lo cierto es que desde antes de la expedición de la reseñada ley, esos productos informáticos ya gozaban de reconocimiento jurídico en el ordenamiento patrio, pues así lo preveía el artículo 175 del Código de Procedimiento Civil al admitir como prueba los elementos allí relacionados y cualquier otro que fuese útil para la formación del convencimiento del juez, a la vez que el artículo 251 ibídem calificaba como documento todo objeto mueble que tuviese carácter representativo o declarativo, sin que necesariamente su contenido debiera materializarse por signos escritos; por supuesto que al enunciar que son documentos, además de éstos, las fotografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas, las radiografías, etc., pone de relieve que bajo esa concepción funcional del documento caben los archivos electromagnéticos. Aún más, la Ley 270 de 1996, en su artículo 95, refiriéndose a la tecnología puesta al servicio de la administración de justicia, equiparó la validez y eficacia de los documentos emitidos por medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos a la conferida al documento original, siempre que estuviere garantizada su autenticidad, integridad y cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales; igualmente, la Ley 223 de 1995 elevó la factura electrónica a la categoría de factura de venta (artículo 37).

4.1.2 Para determinar la fuerza probatoria del mensaje de datos, el artículo 11 de la Ley 527, señala, como ya se pusiera de presente, que deben atenderse las reglas de la sana crítica, así como la confiabilidad que ofrezca la forma como se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad de la forma en que se hubiere conservado la integridad de la información, la forma como se identifique a su iniciador, y cualquier otro factor relevante.

La integralidad de la información tiene que ver con que el texto del documento transmitido por vía electrónica sea recibido en su integridad por el destinatario, tarea que puede cumplirse técnicamente utilizando el procedimiento conocido como “sellamiento” del mensaje, mediante el cual aquel se condensa de forma algorítmica y acompaña al mensaje durante la transmisión, siendo recalculado al final de ella en función de las características del mensaje realmente recibido; de modo, pues, que si el mensaje recibido no es exacto al remitido, el sello recalculado no coincidirá con el original y, por tanto, así se detectará que existió un problema en la transmisión y que el destinatario no dispone del mensaje completo. Incluso, la tecnología actual permite al emisor establecer si el receptor abrió el buzón de correo electrónico y presumiblemente leyó el mensaje.
Esa característica guarda una estrecha relación con la “inalterabilidad”, requisito que demanda que el documento generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, tales como la criptografía y las firmas digitales.

Otros aspectos importantes son el de la “rastreabilidad” del mensaje de datos que consiste en la posibilidad de acudir a la fuente original de creación o almacenamiento del mismo con miras a verificar su originalidad y su autenticidad. La “recuperabilidad”, o sea la condición física por cuya virtud debe permanecer accesible para ulteriores consultas; y la “conservación”, pues de ella depende la perduración del instrumento en el tiempo, siendo necesario prevenir su pérdida, ya sea por el deterioro de los soportes informáticos en que fue almacenado, o por la destrucción ocasionada por “virus informáticos” o cualquier otro dispositivo o programa ideado para destruir los bancos de datos informáticos. Una óptima conservación de la información puede lograrse mediante la aplicación de protocolos de extracción y copia, como también con un adecuado manejo de las reglas de cadena y custodia.
4.1.3 Ahora, la autenticidad del mensaje de datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que se identifique a su iniciador y la asociación de éste a su contenido. Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido. En este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital -especie-, basada en la criptografía asimétrica.

4.1.4 Siendo las cosas de ese modo, resulta oportuno precisar en qué condiciones el mensaje de datos puede ser auténtico, no sin antes reiterar que en la prueba documental la firma juega un papel importante, en tanto que facilita la prueba de su autoría y, en determinados eventos está revestida de una presunción legal de autenticidad.

Por tal razón y ante la imposibilidad de que el documento informático pudiese tener una firma manuscrita, fue concebida la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en “cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento, cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita”. En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.

No obstante, dicha firma sólo producirá los efectos jurídicos de la manuscrita -equivalencia funcional- cuando cumpla determinados requisitos de seguridad y de fiabilidad, cuestiones que dependen del proceso técnico utilizado en su creación, siendo altamente seguro el basado en la criptografía asimétrica -arte de cifrar la información, mediante algoritmos de clave secreta-, porque garantiza la identificación del autor del mensaje, integridad y confidencialidad del mismo. Dicho sistema es el utilizado para la creación de la denominada firma digital, la que corresponde a “un signo numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación” (Ley 527 de 1999, art. 2º, literal C).